Met ingang van 22 juni 2011 is een aantal wetten aangepast, zodat het met ingang van die dag in beginsel mogelijk is om bepaalde berichten die betrekking hebben op de rechtspositie uitsluitend elektronisch te verzenden.
Zo wordt in de Ambtenarenwet in artikel 125, lid 1 aanhef en sub n bepaald dat voor ambtenaren bij of krachtens algemene maatregel van bestuur voorschriften vastgesteld kunnen worden betreffende (…..) de gevallen waarin berichten inzake de rechtspositie van de ambtenaar in afwijking van artikel 2:14, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht uitsluitend elektronisch verzonden behoeven te worden en de voorwaarden die daarbij in acht worden genomen.
Deze aanpassing van de Ambtenarenwet, en in het kielzog daarvan de Militaire Ambtenarenwet 1931 en de Wet rechtspositie rechtelijke ambtenaren, is het gevolg van het streven op rijksniveau om de kwaliteit van de HRM-functie bij de Rijksdienst te verhogen. Daarbij zou het passen om documenten uitsluitend elektronisch te kunnen versturen aan ambtenaren.
Om dit mogelijk te maken was een wet nodig omdat de Algemene wet bestuursrecht (Awb) het elektronisch verzenden van berichten aan de geadresseerde alleen toestaat, indien de geadresseerde langs die weg voldoende bereikbaar is én indien de geadresseerde daartoe toestemming heeft gegeven, zie artikel 2:14 eerste lid Awb. Indien aan iedere ambtenaar toestemming gevraagd zou moeten worden, zou het niet opschieten. Toestemming kan bovendien weer ingetrokken worden. Vandaar dat een wet nodig was.
Bij het type rechtspositioneel bericht dat elektronisch aan ambtenaren verzonden zou kunnen worden, werd in de eerste plaats gedacht aan een elektronische loonstrook. Verder werd gedacht aan besluiten die genomen worden als gevolg van individuele keuzes die de ambtenaar maakt in zijn arbeidsvoorwaarden. Als voorbeelden werden genoemd reiskostenvergoedingen, aanvragen voor ouderschapsverlof, wijzigingen in de arbeidsduur en het ruilen van arbeidsvoorwaarden via de Regeling individuele keuzemogelijkheden arbeidsvoorwaardenpakket.
De wijziging van de Ambtenarenwet betekent niet dat nu zomaar rechtspositionele berichten uitsluitend elektronisch aan ambtenaren toegezonden kunnen worden. Artikel 125, lid 1 van de Ambtenarenwet geeft immers de opdracht om voor ambtenaren, door of vanwege het Rijk aangesteld, ter zake van een groot aantal onderwerpen, waaronder nu dus ook het uitsluitend elektronisch verzenden van rechtspositionele berichten, regelen te stellen, terwijl lid 2 bepaalt dat provincies, gemeenten en waterschappen dat ook moeten (of kunnen) doen.
Dit betekent dat het pas structureel mogelijk is om uitsluitend elektronisch berichten te verzenden indien de mogelijkheid daartoe is opgenomen in regelingen als CAR/UWO, SAW, CAP en ARAR. Zo ver is het op dit moment nog niet.
Tijdens de behandeling van het wetsvoorstel is aan de orde gekomen of niet overheidsbreed bepaald kon worden dat rechtspositionele berichten uitsluitend elektronisch verzonden konden worden, maar zover is het niet gekomen, omdat de wetgever vond dat een sectorale invulling recht doet aan de verschillen tussen de sectoren op het gebied van organisatorische inrichting, personeelsadministratie en elektronisch berichtenverkeer.
Wanneer een en ander vertolkt gaat worden in rechtspositionele regelingen is niet duidelijk en verschilt uiteraard per sector. In de nota naar aanleiding van het verslag d.d. 4 april 2010 (kamerstuk 32416, nr. 5) meldt de Minister van Binnenlandse Zaken in ieder geval dat voor de sectoren Rijk en Defensie het overleg op dat moment inmiddels was opgestart. De Vereniging Nederlandse Gemeenten laat op haar site weten dat het onduidelijk is wanneer binnen het LOGA afspraken gemaakt kunnen worden, omdat het overleg met de vakbonden in een impasse verkeert. Op de sites van Unie van Waterschappen en Interprovinciaal Overleg was (nog) geen informatie te vinden.
Overigens gaat het verhaal dat Binnenlandse zaken zich met P-Direkt in een bepaalde tijdsklem bevond waardoor met het wetsvoorstel zeer veel haast gemaakt diende te worden. P-Direkt is de PZ-dienstverlener van en voor de ministeries en werkt met het P-Direktportaal. Het P-Direktportaal is een zogenaamd zelfbedieningsportaal voor medewerkers en managers. Inderdaad valt in de Kamerstukken (32416) de veelvuldige verwijzing naar P-Direct op.
Elektronische verzending van rechtspositionele besluiten roept een aantal vragen op. Hoe zit het bijvoorbeeld met privacy en beveiliging? En hoe krijgen medewerkers die niet de beschikking hebben over een computer op het werk of een werkgerelateerd e-mailadres hun berichten? Deze vragen zijn ook door de verschillende politieke partijen gesteld tijdens de behandeling in de Tweede Kamer.
Met betrekking tot de vraagtekens bij de privacybescherming gaat het te ver om hier het antwoord van de Minister in de tweede kamer integraal te herhalen, mede vanwege het hoogtechnische karakter ervan, maar het komt er op neer dat de Minister er het volste vertrouwen in heeft dat door een systeem van voorschriften, protocollen, technische systemen en controle de privacy voldoende geborgd is. Daarbij werd opgemerkt dat het niet zozeer de bedoeling is dat medewerkers berichten daadwerkelijk toegezonden zullen krijgen, als wel dat zij per e-mail een signalering krijgen, waarna zij in een beveiligde omgeving – via het portaal - op internet het besluit kunnen inzien en/of downloaden.
Voor medewerkers die geen e-mailadres hebben wordt als oplossing gezien dat medewerkers als receptionistes en chauffeurs alsnog een persoonlijk e-mailadres krijgen, ook al hebben zij op het werk geen computer tot hun beschikking, zoals blijkbaar binnen het Ministerie van Defensie voor iedere medewerker al het geval is.
Het zal duidelijk zijn dat behalve het verhogen van de kwaliteit van de HRM-functie met het elektronisch verzenden van rechtspositionele berichten ook beoogd wordt te bezuinigen. Alleen voor de sector Rijk wordt, uitgaande van 130.000 salarisstroken per maand met printkosten van € 0,21 per strook en verzendkosten van € 0,26 per strook, plus een jaaropgave in januari, de besparing geschat op een bedrag van € 850.000,--.
In het Parlement is bij mijn weten niet gesproken over rechtsbescherming in relatie tot verzending, uitsluitend per elektronische post, met dien verstande dat zwaardere rechtspositionele besluiten als aanstellingsbesluiten en ontslagbesluiten zich naar alle waarschijnlijkheid niet voor verzending uitsluitend langs elektronische weg zullen lenen.
Zodra in rechtspositionele regelingen is opgenomen dat elektronische berichten, waaronder ook te verstaan besluiten, elektronisch verzonden kunnen worden, mag mijns inziens aangenomen worden dat de dag waarop het e-mailbericht of de e-mailsignalering verstuurd wordt, de dag is waarmee gerekend dient te worden ter bepaling van de termijn waarbinnen tegen een rechtspositioneel besluit bezwaar gemaakt kan worden. Artikel 6:8 Awb bepaalt dat de termijn voor het indienen van een bezwaar of beroepschrift aanvangt met ingang van de dag na die waarop het besluit op de voorgeschreven wijze is bekend gemaakt. In artikel 3:41, lid 1, Awb staat dat bekendmaking van besluiten geschiedt door toezending of uitreiking aan de belanghebbende, onder wie begrepen de aanvrager. Het lijkt mij dat zodra elektronische verzending is toegestaan, toezending per e-mail heeft te gelden als een bekendmaking in de zin van artikel 3:41 Awb. Opmerkelijk is wel dat er kennelijk doorgaans geen sprake zal zijn van verzending van het besluit zelf, maar van een e-mailmelding dat er ergens op het internet een besluit in te zien en te downloaden valt. Nu zal een brief die fysiek op de deurmat valt de meesten niet ontgaan, maar hoe zit het met een e-mailmelding aan medewerkers die geen werkcomputer hebben, maar wel een zakelijk e-mailadres? Als zij niet periodiek hun e-mailberichten controleren, lopen zij het gevaar besluiten te missen, die na zes weken in rechte komen vast te staan.
